annaslavna (annaslavna) wrote in flylady_ru,
annaslavna
annaslavna
flylady_ru

Categories:

Папочки-хранилочки

Здравствуйте.
Оказалось - я живу по принципам, предложенным FL. Работаю в исследовательской лаборатории. О ее хозяйстве и поведу речь.
По моим наблюдениям - дозированный беспорядок сопровождает заинтересованного исследователя на рабочем месте почти всегда. Не гениального - тот живет в хаосе. А у просто исследователя даже порядок случается. Изредка.
Основная проблема исследователей - сортировка статей, абстрактов, и других бумаг. Они накапливаются на столах, в папках вокруг столов, в компьютере и в голове. Иногда, разобрать их для работы - просто невозможно. А часто "надо уже вчера".
Начальница моя - поклонница умеренного хаоса. Дама она пожилая, поэтому перестраивать ее не этично. Однако, после очередных потерянных документов на хим реактивы мы решили что 3(!!!!) рабочих столах и 1 стеллаж для бумаг - слишком расточительно. Делюсь опытом.
Сначала прошел подготовительный этап - осмотр, поиск нужных бумаг и уборка в рабочей комнате. Затем прошли переговоры о том, что потеря документов и их постоянное дублирование отнимает НАШИ силы, время и самое главное - деньги. Документы в отдел снабжения нужны только оригинальные и за ними приходится ездить на фирму - стоимость дороги не компенсируется. Договорились, что терять никак нельзя и чтобы найти - надо бы убраться.
Потом просмотрели бумаги на рабочем столе и нашли потерянные счета!!! Быстро снесли куда надо, а остальные бумаги - рецензии, статьи, авторефераты  я разложила по алфавиту  в ТООООООЛСЬТЫЕ папки-скоросшиватели нужного размера: или А4 или А8. Стикерами пометили что с ними сделать - подписать, отправить и тд. Стоят справа рядом с рабочимм столом на уровне вытянутой руки шефини.
Мелкой призентировнной канцелярии (ее ТАК много в каждой лабе, даже не представляете!) нашли места в многоэтажной коробочке под рукоделие с яркими стикерами на лицевой стороне. Все подписали.
Для входящих документов от начальства сделали папку ИСТОШНОГО розового цвета, а для исходящих - пастельного. Разместили по  левую и правую руку  соответственно. Выносить сподручнее справа))). На компе ина дверях висит напоминалка - "документ в руках обязывает снять копию".
Микроскоп и прочие премудрости лабораторного обихода вынесли в разобранную еще летом рабочую комнату и СРАЗУ наладили их работу. Все рабочие места зафоткали, и как образцы повесили на стены - так должно быть после работы ЛЮБОГО члена коллектива. Поставлили новые дверные замки.
Для статей "в работе" сделали папки по темам: названия написаны крупными буквами на отельном листе картона и зафиксированы на коробке. При необходимости лист можно снять и вместе со статьями выложить в архив (экономия времени и места) или утилизировать, а папкой продолжить пользоваться неменяя вид рабочего мета (признаемся: мы консервативны). Статьи в архив складываем только по годам, а уже потом по алфавиту (по автору) иназванию журналов. Варианты архивирования каждый работник выбирает свои. Код - общеизвестен. В компы поставлена программа EndNote или аналог.
Для счетов сделали 2 папки - "Закупки" и "Получены-Оплачены". Сделаны разделитили по фирмам (а на нем можно надписать адрес и контакты с менеджерами). Выделены папки "Черновики" "Абстракты-тезисы" и "Мои статьи" - завалы на 3 столах и 1 стеллажа превратились в 3 полки стеллажа 90-см в длину.
Теперь в кабинет шефини не опасно войти, а документы не теряются. А я точу когти на библиотеку нашей лаборатории)
Tags: Бумаги_и_фотографии, Идеи_хранения, Книги и журналы:_хранение, Отчёты_участниц, Размышления_об_уборке, Расхламление, Расхламление_организма
Subscribe

  • Post a new comment

    Error

    Comments allowed for members only

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 31 comments