khulinich в Органайзер. Домашние документы. Навела порядок в домашних документах:
1. Рассортировала бумаги и документы по трем категориям:
- хранить (личные доки, финансовые бумаги, официальная переписка, договоры)
- выкинуть (вышли сроки хранения, неактуальная информация, не представляют ценности)
- перевести в цифрой вид (личные письма, наброски, схемы, записи, открытки, инструкции к технике)
2. Отсканировала документы и закинула:
- на внешний винт
- на облачный сервис
- в Evernote.
3. Избавилась почти от всех сентиментальных бумаг на бумажном носителе, теперь только в цифровом формате.
4. Оставшиеся документы организовала так:
- разделила на категории (недвижимость, банк, личные доки, связанные с работой, образование etc.)
- разложила доки по папкам, используя завалявшийся у меня чемоданчик вроде такого:
А какие у вас есть хитрости по организации домашнего бумагохранилища?
1. Рассортировала бумаги и документы по трем категориям:
- хранить (личные доки, финансовые бумаги, официальная переписка, договоры)
- выкинуть (вышли сроки хранения, неактуальная информация, не представляют ценности)
- перевести в цифрой вид (личные письма, наброски, схемы, записи, открытки, инструкции к технике)
2. Отсканировала документы и закинула:
- на внешний винт
- на облачный сервис
- в Evernote.
3. Избавилась почти от всех сентиментальных бумаг на бумажном носителе, теперь только в цифровом формате.
4. Оставшиеся документы организовала так:
- разделила на категории (недвижимость, банк, личные доки, связанные с работой, образование etc.)
- разложила доки по папкам, используя завалявшийся у меня чемоданчик вроде такого:
А какие у вас есть хитрости по организации домашнего бумагохранилища?
На компе в папке хранятся все сканы, именно с них я печатаю копии при необходимости, сами документы без нужды не ношу.
На крошечной флэшке то же самое.
Чеки за налоговую, штрафы и прочее вместе, их мало. Много оплаченного через онлайн, на листике просто пишу номер транзакции, сумму и число, если понадобится.
Гарантии и чеки на технику в коробке от электронной книжки.
Больше особо нечего упорядочивать)
По теме – у меня примерно так же, с незапамятных времен. Папка с документами, которые абсолютно необходимы в бумажном виде (дипломы и проч.), внутри нее алфавитная организация.
Все остальное – в электронном виде. Пока в Evernote, но мне совершенно не нравится направление, в котором он движется, поэтому в перспективе собираюсь в качестве основного хранилища выбрать что-то другое, Google Drive или Dropbox.
Ну и бэкапы, естественно, каждое воскресенье.
Если бы была папка "блог", я бы хранила там всякие мысли и наброски по поводу постов. Но мне проще либо в Эверноут записать или, если на бумаге что-то делала, сфотать и поместить в тот же Эверноут (вот там раздел есть). На бумаге не храню.
Часть в тумбочке, паспорта, к примеру.
Порядок навожу среди них периодически, не часто. Но потом муж берет какой-нибудь документ, на место не возвращает, долгие поиски и нервы!
Завидую тем, кто перешел на электронную систему: во Франции, где я живу, положено все документы хранить не менее 5 лет. И уже однажды этому порадовалась, т.к. была проблема с банком, они на нас попытались повесить долг в 500 евро 9-летней давности, и им это не удалось только потому, что я сохранила все их платежки за тот год и смогла доказать нашу "невиновность" :).
Я завожу по каждой теме папку, а в папке несколько смежных подтем каждая в своей тоненькой бумажной папочке. Например, папка "Здоровье" - в ней папки "я", "муж", "мама", "собака" :), а в каждой из них тоненькие папочки по темам: "рецепты", "результаты анализов", "оплата врачей" и проч. Очень удобно - сразу знаешь, где что искать. Храню их стоймя в подвешенном положении в специальном ящике офисной тумбы.
И вообще я человек "со старого времени" и категорически не доверяю электронным документам. Достаточно одной небольшой аварии (а у нас в регионе электричество вырубается на день-другой раз в несколько месяцев обязательно), чтобы все эти облака и флешки превратились в пшик и похоронили в себе все доказательства вашего существования :)
- дипломы, паспорта и прочие "книжки"
- личные документы типа свидительства о рождении, доверенностей и пр.
- договоры и другие рабочие документы
- договоры с интернет провайдерами, важные чеки, квитанции и гарантии на дорогую технику
- медицинские документы
Все лежит в отдельных файлах, для каждой темы своя папка-конверт.
Многое из первых двух категорий также есть в сканированном виде на комрпьютере и на внешнем харде.
разделены цветными закладками, по разделам.
щас папки стало маловато, надо вторую завести.
инструкции все лежат в пакете.
с чеками не придумала пока ничего, пока лежат в коробочке.
Все папки хранятся в крепкой дорожной сумке-портфеле с наплечным ремнём (формат немного больше A4). Сумка в шкафу, в "полочном" отделении на дне; и чтобы её не заслонять, в этом отделении больше ничего не имеет права находиться.
Почему дорожная сумка: по опыту 2010 года, когда из-за пожаров нас в любой момент могли эвакуировать. С тех пор я не стала менять систему хранения: если что, схватим сумку и вперёд. Но убрала оттуда разные гарантийные талоны и прочую не слишком важную информацию; это лежит отдельно в другой папке. Они при каком-нибудь дизастере явно не понадобятся, нечего утяжелять сумку :)
В общем получилось вполне удобно. Самые нужные документы всё равно постоянно носим с собой (я паспорт, полис). Остальные - "сумочные" - не так часто нужны, не напрягает залезть туда один-два раза в месяц.
Edited at 2015-09-19 05:40 pm (UTC)
еще одна - все налоговые документы и счета (договоры по банковским счетам, 2НДФЛ, 3НДФЛ) - НАЛОГИ И СЧЕТА,
еще папка для временных документов типа гарантийных талонов, чеков на отправку посылок и т.п. - ВРЕМЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ, периодически чистится, и обычно почти пустая.
папка для важных документов - паспорта, свидетельство о рождении и т.д., то, что лучше не терять :) ВАЖНОЕ (то, что нужно хватать в первую очередь :) )
одна папка для менее важных документов, но которые лучше хранить (нотариально заверенные копии имеющихся документов, переводы, ксерокопии и т.д.) ОСТАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ,
и одна - здоровье (там все медкарты и т.д.) - МЕДИЦИНА.
Еще одна папка - конспекты по текущей учебе, курсам и т.п. - ОБУЧЕНИЕ.
Старые конспекты, рецепты - не храню.
Лаковая коллекция - онлайн + приложение в телефоне.
Визитки не храню.
Блоги - на то и блоги, чтобы не переходить в бумажный вариант. Дисконтные карты почти все выбросила, до этого для них в документах была отдельная книжка-визитница.
Все, что можно было сфоткать и выкинуть - так и сделала (рецепты, визитки и т.д.)
Билеты на предстоящие концерты, спектакли, путешествия - в электронном виде, не распечатываю.
Паспорт, страховой полис (он в виде пластиковой карты), снилс ношу обычно с собой, места занимает очень мало.
Ах, да, в идеале нужно важные документы хранить в большой сумке-портфеле. Как писали выше - на случай ЧП. Вообще так полагается и в спокойное мирное время, у меня в семье так всегда было заведено. Я пока сумкой такой не обзавелась, но подумываю :)
Еще все советуют иметь сканы документов где-то на флешке, на почте и т.п. Иногда очень выручает.
Edited at 2015-09-20 04:25 pm (UTC)